Versio tullut voimaan 26.10.2020
Asiakas- ja potilasrekisteri:
Henkilötietolain 10§ ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä:
Pyykkilauta hyvinvointi- ja liikuntapalvelut (y-tunnus 1113658-7)
Yhteystiedot:
Vattolantaka 10
37500 Lempäälä
+358 50 5922 367
roope.kylmakoski@pyykkilauta.fi
Yhteyshenkilö:
Roope Kylmäkoski
Rekisterin nimi:
Pyykkilauta Hyvinvointi- ja liikuntapalvelut yhdistetty asiakas- ja potilasrekisteri
Rekisterin käyttötarkoitus:
Asiakas- ja potilasrekisteriä pidetään asiakkaan palveluiden ja hoidon aikataulutukseen, suunnitteluun, toteuttamiseen ja näiden laadun kehittämiseksi. Lisäksi tietoja käytetään laskutuksen ja markkinoinnin tukena.
Potilasrekisterin ylläpitäminen on lainmukainen velvoite ja sen tiedot perustuvat seuraaviin lakeihin ja asetuksiin:
– Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä,
– laki potilaan asemasta ja oikeuksista,
– terveydenhuoltolaki ja
– sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista.
Rekisterin tietosisältö:
Rekisterissä voidaan ylläpitää asiakkaan henkilötietoja tietoja, joita ovat: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja potilastietojen osalta henkilötunnus sekä hoitotapahtumien tiedot.
Lisäksi rekisterissä ylläpidetään palveluiden tai hoidon turvallisuutta tai niiden laatua tukevia taustatietoja tarpeen mukaan: elintapoihin liittyvät tiedot, työ, terveydentila, sairaudet, vammat, säännölliset lääkitykset, sekä muita palveluiden kannalta olennaisia tietoja (mm. valmennettavien seurantaan ja tapaamisien varauksiin liittyvät tiedot).
Rekisterissä ylläpidetään myös tietoa asiakkaiden tilaamista ja käyttämistä palveluista, näiden toimittamisesta, hinnoittelusta, laskutuksesta ja mm. mahdollisista jäsenyyksistä.
Tietolähteet:
Tietolähteinä käytetään asiakkaan itse antamiaan tietoja tai asiakkaalta mittauksissa ja testauksissa saatuja tietoja.
Tietojen luovutus, siirto ja säilytysajat:
Potilasrekisterissä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä.
Jos asiakkaasta ei ole kirjattuna potilastietoja, säilytetään tietoja kirjaamisen jälkeen 12 vuotta. Potilastietoja säilytetään 12 vuotta kirjattavan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä, jos kuolemasta ei ole tietoa.
Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa viranomaisille ja muille, joilla on lakisääteinen oikeus saada tietoja potilasrekisteristä. Lisäksi potilaan (tai hänen laillisen edustajansa) luvalla voidaan tietoja luovuttaa myös muualle, esim. potilaan hoitavalle lääkärille.
Muiden kuin potilastietojen osalta tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja asiakkuuksien hallinnan tarkoituksessa.
Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus:
Jokaisella on oikeus tietää, onko hänestä koskevia tietoja potilasrekisterissä ja asiakasrekisterissä ja pyytää kyseiset tiedot nähtäväksi. Jos tietoja ei voida antaa heti, ne annetaan viimeistään viiden arkipäivän kuluessa pyynnöstä. Asiakas voi pyytää tietojensa poistamista sekä korjausta virheellisiin tietoihin. Virheelliset tiedot korjataan viipymättä. Tietoja ei tallenneta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Verkkokaupan osalta noudatetaan erikseen palveluntarjoajan hostingpalvelu.fi sopimusehtoja koskien henkilötietojen käsittelyä (https://www.hostingpalvelu.fi/sopimusehdot).
Rekisterin suojaus:
Rekisterin potilasrekisterin sähköiset tiedot talletetaan salasanavarmennetulle tietokoneelle salattuun ja salasanalla varustettuun salattuun tiedostoon, joka on Pyykkilauta Hyvinvointi- ja liikuntapalveluiden tiloissa. Potilasrekisterin ei-sähköinen rekisterin osa ja muut arkaluontoiset tiedot (mm. terveyden tila) säilytetään lukitussa tiloissa henkilökunnan valvonnassa. Rekisterin muut asiakastiedot talletetaan sähköisesti salasanavarmennetulle tietokoneelle, joka on Pyykkilauta Hyvinvointi- ja liikuntapalveluiden tiloissa. Valmennuksien seurantaan ja asiakashallintaan liittyviä tietoja tallennetaan myös pilviratkaisussa. Pilviratkaisun tiedot ovat salasanasuojattuja ja/tai salattuja ja pääsy tietoihin on ainoastaan Pyykkilauta Hyvinvointi- ja liikuntapalvelut palveluksessa olevilla tai Pyykkilauta Hyvinvointi- ja liikuntapalveluiden valtuuttamilla sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat pääsyn tietoihin. Pilvipalvelussa oleviin tietoihin asiakkaalla itsellään on pääsy vain omaan tietoonsa tai oman ryhmänsä tietoon. Rekisteriin on käyttöoikeus vain Pyykkilauta Hyvinvointi- ja liikuntapalvelut palveluksessa olevilla tai Pyykkilauta Hyvinvointi- ja liikuntapalveluiden valtuuttamilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.